多目的で使うことの可能な貸会議室は、ビジネスだけではなく、一般の方も利用することのできる便利なレンタルスペースです。会議やかんたんなミーティングで利用されることが多いようですが、その他にも研修やセミナー、株主総会、記者会見、会社の採用試験や採用面接などにも使われます。

ひとくちに貸会議室と言っても、その中身はさまざまです。利用する側としては、単に部屋を押さえるのではなく、目的に合った部屋を押さえなければなりません。そこで一般的な貸会議室には、どのような部屋がそろっているのかを少し見てみましょう。

 

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劇場型のセッティングとなっているホールで、国際的な会議などで利用することの多いホールになります。採用面接など、企業で利用するには大きすぎるでしょう。
 

カンファレンスルームは通常、映像や音響機器などが整っていて、プレゼンテーションスタイルのイベントを行いやすいセッティングになっています。イベントによっては企業での利用にも合っていますが、採用面接に利用するスペースではないでしょう。
 

主に会議で使用される部屋は、収容人数の少ないものから多いものまで、たくさんのチョイスがあります。このようなスペースは、椅子やテーブルのレイアウト変更も容易なため、もっとも汎用性が高く、通常の会議から採用面接まで、幅広く使用することが可能です。

貸会議室の中には、ある利用目的に特化したスペースを用意しているところもあります。どのような用途でスペースを使いたいのかをはっきりと把握し、間違いの無いスペース選びをすることが大切です。


 

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貸会議室にはさまざまなタイプのスペースが用意されているため、面接の規模に合ったスペースを見つけることが容易です。最近は企業内のスペースを有効活用しようという動きが広がっているため、採用面接や会社説明会といったイベントは、企業内で行うことが難しくなっているという事情もあります。候補者の待機場所や休憩スペースなどを考える必要もありますが、貸会議室なら柔軟に対応することが可能です。



 

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昨今の採用面接は、その方式も多様化しています。対面式の面接はもちろん多く行われていますが、グループで討論をしながら、社会的なできごとに関する知識、そして人前で話す能力について見極めるスタイルの面接も多く行われています。面接のスタイルによって、座席のレイアウトを変えることはもはや必須です。貸会議室であれば、座席レイアウトの変更のほか、必要に応じて機材をレンタルすることも可能です。



 

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貸会議室での採用面接を企画する前にチェックしておかなければならないポイントがあります。利用料金の安さだけにとらわれてはいけません。貸会議室に用意されている部屋が、使用目的に合致していなければ、採用面接をうまく進めることはできません。以下のポイントはかならず押さえておきましょう。
 

採用面接に限ったことではありませんが、ビジネスで貸会議室を利用するのであれば、コーディネーターが常駐している貸会議室を選ぶようにしましょう。コーディネーターは、貸会議室のすべてを知り尽くしたプロフェッショナルです。利用の目的、どの程度の収容人数が必要なのか、必要な機材などの情報を事前にまとめてコーディネーターに相談してみましょう。適切な部屋や座席レイアウトなど、利用目的に合った部屋やアイデアを提供してくれます。

また、コーディネーターは予約時から採用面接の準備段階、また本番当日までサポートしてくれます。突然機材にトラブルが発生することも無きにしもあらず。コーディネーターの存在は担当者にとって頼りがいがあります。

採用試験や採用面接、会社説明会などをスムースに進めるためには、やはりコーディネーターの存在が不可欠です。どれかを単発で行うのであればシンプルに事を進めることができても、たとえば試験と面接を並行して行う場合などは、段取りに慣れたプロのサポートを得ることで、スムースな1日にすることができるでしょう。

会議やセミナーを自社で開催する場合にも同様のことが言えますが、自社で開催する場合は、たとえば受付や備品を手配するために、数字としては表れることのない労力が発生します。コーディネーターが常駐する貸会議室では、これらの労力も削減することが可能です。
 

企業にとって、目的に合致したスペースを使えるに越したことはありません。しかし、現実は予算オーバーになることも考えられます。たとえばコーディネーターが提案したスペースが予算オーバーの場合、なんとか安くする方法はないか相談することは決して悪いことではありません。コストと目的に合ったスペース。この二つの要素のバランスを取ることが大切です。
 

採用面接の場合は特に、日時が決まっているのであれば、早めに予約した方が良いでしょう。企業の採用面接は4月頃から活発化します。以前よりは時期にばらつきが出ているようですが、それでも多くの面接が重なることが予想されます。面接のハイシーズンに確実に部屋を押さえるためには、早めに企画し、早めに予約を入れる必要があります。早めに行動を起こすことが、良い人材を確保するためのファーストステップなのです。
 

貸会議室で採用面接を行う場合は、候補者に対し、自社ではなく別会場にて面接が行われることを、はっきりと周知しておきましょう。



 

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アウトソーシングという言葉を聞くようになって久しくなります。アウトソーシングは、日本語で言うところの「外注」。本来は自分たちで行っていた作業等、ビジネスの一部を外部に委託することです。アウトソーシングは、メインの事業に集中し、手間やコストを削減するために有効な手段です。

2000年代後半の不況や震災の影響もあり、外部のサービスを活用し、業務を効率化するという流れは、今後も続いていくものと考えられます。貸会議室は、自社の遊休スペースを有効活用、もしくは無くそうという企業の動きにマッチしたサービスです。東京、横浜、名古屋、大阪などの大都市を中心に、数多くの貸会議室が登場しています。主要な駅から徒歩数分というスペースも多く、企業側も利用しやすい貸会議室は、今後も有望なビジネスだと言えるでしょう。



 

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現在では、その用途もビジネスからレクリエーションまで幅が広がり、中にはニッチな使い方にも対応した「パーティー会場」のような貸会議室もあります。貸会議室には、さまざまな部屋がありますが、通常の対面型面接や説明会で使いやすいのは、オーソドックスな「会議室」でしょう。パーティションで仕切れば、個別の相談スペースなどを設けることもできます。

採用面接では、特に食事の用意は必要ないかもしれませんが、コーヒーやお茶、飲料水の手配なども、ケータリングサービスを通じて用意することが可能です。面接の形も多様化している中、貸会議室のようにレイアウトの自由度が大きいスペースは、高い利用価値があります。貸し会議室は、採用面接や説明会などの開催に最適のスペースだと言えるでしょう。

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